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Aumentare la produttività in azienda in 2 passaggi

Nel mercato di oggi uno degli elementi chiave per generare vendite e profitti superiori è la capacità di sfruttare al meglio le risorse che hai già: prima fra tutti il TEMPO (tuo e dei tuoi collaboratori).

Tuttavia uno dei problemi di cui la maggior parte degli imprenditori si lamentano oggi, è proprio la poca produttività per giornata lavorativa della loro azienda.

Devi sapere che le aziende più strutturate calcolano con esattezza ogni trimestre il “fatturato per persona”, e usano questo dato come indicatore della produttività aziendale, misurandolo con quello dei competitor.

Pur senza essere così sofisticati, il fatturato per persona è un indicatore che ti aiuta a tenere traccia di ciò che effettivamente la tua azienda produce ogni mese di lavoro, piuttosto che quante “ore” il tuo gruppo lavora su un progetto.

Nel tuo caso specifico: hai mai calcolato il “fatturato per persona” nel tuo gruppo?

Se non l’hai mai fatto, ti suggerisco di farlo subito (fatturato totale / numero di addetti / numero mesi di riferimento).

Una volta che hai chiara la situazione sarà più facile lavorare su questo aspetto.

Questo vale naturalmente anche se lavori in proprio – anziché il fatturato per persona in questo caso sarà il fatturato per ora lavorata ad essere il tuo indicatore.

Una volta individuato il tuo indicatore, come migliorare le performance?

Solitamente le soluzioni che ti vengono proposte sono di questo tipo:
– cercare collaboratori più in gamba
– inserire automazioni nei processi
– delegare le parti meno produttive in outsourcing.

Queste sono tutte soluzioni valide e sensate, ma oggi voglio darti una metodologia molto semplice (solo 2 passaggi) e veloce da utilizzare per aumentare la produttività (personale e/o del tuo gruppo).

Chiameremo questo concetto: “Task Singolo”

Te lo spiego con un esempio.

Proprio questa settimana mi sono trovato a rispondere alla richiesta di aiuto di un cliente che lamentava una bassa produttività del suo personale.

Sembrava che ci fossero elementi che, pur svolgendo la stessa mansione, avevano risultati estremamente diversi tra loro.

Il primo istinto dell’imprenditore è stato naturalmente “cercare collaboratori più in gamba”.

Tuttavia analizzando dove stava la differenza tra uno e l’altro dipendente è subito emerso che non si trattava di un problema di volontà tra i diversi dipendenti, ma invece di metodo.

Un dipendente, quello più produttivo, faceva “una serie” di operazioni sempre uguali in sequenza.

Quando aveva finito la serie, passava alla serie successiva.

Cosa importante: durante questa “serie” non faceva nient’altro (rispondere alle email, compilare report, etc.). Invece si concentrava solo su quel “task” (Task Singolo appunto!).

Viceversa l’altro dipendente, quello meno produttivo, non era così focalizzato: affrontava la giornata secondo la logica LIFO (Last In, First OUT). In pratica metteva le mani sempre sull’ultimo task sorto, e lo affrontava in tempo reale (saltando così di continuo da un problema all’altro).

Come abbiamo migliorato (di molto) la produttività in quel caso?

Con questi 2 passaggi:

1) Abbiamo dedicato 2 ore in una settimana ai dipendenti per istruirli su questo specifico aspetto

2) Abbiamo insegnato la regola del task singolo
– “mentre svolgi un task, fai solo quello, senza guardare email, rispondere al telefono, etc.”
– “Solo tra un task e l’altro affronti tutto ciò di urgente che sorge mentre hai svolto il lavoro sul singolo task precedente”.

Con questi semplici 2 aspetti, i risultati (misurati con l’indicatore “Fatturato per addetto”) sono cambianti visibilmente, e anche la qualità del lavoro dei dipendenti è migliorata.

Per questo se stai cercando di migliorare la tua attività sfruttando meglio ciò che hai già, prova subito questa soluzione.

Naturalmente questo è solo un piccolo aspetto (ma che ti dà già risultati!) per migliorare il “fatturato per addetto” nella tua azienda, ed è anche un piccolo esempio del modo che ci piace usare per migliorare i risultati in azienda, ovvero:
– tenere sotto controllo i numeri che contano
– agire in modo “strutturato” per migliorare tali numeri.

Se desideri un servizio di coaching e formazione che ti aiuti a migliorare le performance della tua attività (sia che tu sia un libero professionista sia che tu abbia un’azienda di grandi dimensioni), ti rimando al nostro servizio di punta, Acquisire Clienti Club (di cui trovi la presentazione qui).

  • Alessio Fabbri

    mah, non sono così sicuro che su una piccola azienda la soluzione sia applicabile
    va sicuramente moderata

  • Concordo abbastanza sulla teoria del “task singolo” ma aggiungerei, per esperienza diretta, due ulteriori cose; la prima riguarda la necessità di istruire anche responsabili, dirigenti o proprietari, in quanto sono i primi a “trasgredire” a questa regola, imponendo un “LIFO” esasperato ai dipendenti, a seconda di ogni evenienza, per poi domandarsi il motivo della scarsa produttività. Un caso tipico che ho verificato di prima persona è la gestione del Time Management all’interno delle Autofficine. Fino a che non si gestivano le timbrature, il più valido dei meccanici risultava, da commessa, il più produttivo di tutti. Una volta implementata la timbratura per singola operazione (Timbrature di entrata ed uscita e di inizio e fine operazione), la produttività di questo meccanico è calata vertiginosamente, a livello di rapporto tra ore lavorate ed operazioni svolte (secondo Tempario), pur rimanendo elevato il fatturato procurato. Dopo varie verifiche ci si è accorti che il Capo Officina lo mandava a collaudare dei veicoli sia prima che dopo la riparazione e che, in sua mancanza, lo incaricava di ricevere i clienti alla consegna del veicolo. E lo stesso Capo Officina era quello che non sapeva dare spiegazioni al Responsabile del Service sulla discrepanza rilevata dal Time Management…

    La seconda cosa riguarda invece la natura dei lavori; alcuni di questi richiedono una gestione non a “task temporale” ma a “task di priorità”. Questo l’ho rilevato molto a livello di Help Desk informatico o, più generalmente, a livello informatico all’interno di CED, dove la precedenza deve essere data, forzatamente, non per scelta ma per “gravità” e, quindi, con la gestione “multitask”. 
    E’ quindi da auspicarsi che alcuni responsabili/proprietari si rendano disponibili alle sessioni di coaching e partecipino maggiormente a questa tipologia di problematiche prima di arrivare alla rilevazione di scarsa produttività….

  • Adriano Morichetti

    Ogni organizzazione sia che produca servizi o manufatti deve nel tempo aver,sulla base dei propri valori e dei propri obiettivi, costruito una storia e una cultura aziendale, implementato uno stile direzionale, formato un management, addestrato degli operatori. L’azienda è un organismo dinamico e quindi ha bisogno di un adattamento continuo e quindi di attività di aggiornamento continuo in tutta la sua linea decisionale e operativa. Gli imprenditori che si lamentano che i propri dipendenti lavorano poco, o le aziende che si lamentano della bassa produttività 
    dei propri operatori, devono sicuramente rivedere tutto o in parte la propria organizzazione, il management, la  cultura aziendale. Gli operai/operatori rappresentano l’ultimo anello di una complessa struttura, e la loro inefficenza è troppo spesso usata come alibi per coprire troppe incapacità imprenditoriali e manageriali.

    • Flaviorecco

      ma di che parli? Io mica sono la microsoft, ho un’azienda vinicola e siamo in 3. Chi ha tempo per la cultura aziendale e stile direzionale e tutte ste cose da grande impresa?

  • Marinaassers

    Secondo te te è giusto pagare una persona 300 euro al mese?

  • Coppolagroupsrl

    salve o una ditta di carpenterie metalliche cerco nuovi clienti qualcuno mi potrebbe dare una mano aspetto vostre notizie mandatemi un email   coppolagroupsrl@libero.it

  • Massimo Marocchio

    se bastasse solo eliminare i “Task” …. aumentare la produttività di un collaboratore non parte dal bilancio ma dalla sua reale inclinazione talento/ruolo e da quanto crede in quello che fa. La gestione del tempo è vero è una componente fondamentale ma non la si affronta in due passaggi se si vuole creare veramente un modello repricabile. Se replicabile è eficiente ed efficacie.